Концепция тайм-менеджера

Для того чтобы добиться результатов при осуществлении крупных программ (например, по охране окружающей среды, строительству моста, производству продукции, сбыту, закупкам и пр.), предприятия и учреждения обычно пользуются таким средством, как планирование. Общепризнанно, что тщательное планирование обеспечивает экономию времени и других ресурсов.

Опыт менеджеров Японии ясно показывает, что количество времени, затраченного на планирование, очень сильно влияет на общую продолжительность работы и качество получаемых результатов.

Короткий период планирования влечет за собой увеличение продолжительности работы и высокий процент брака. Длительный период планирования ведет к сокращению общей продолжительности работы и снижению процента брака. Но планирование необходимо не только предприятиям и организациям. Без планирования невозможно добиться и личной эффективности. Приведем три основные модели работы менеджера:

В ТМ разработана простая и практичная методика достижения результатов по всем моделям управления, которая включает четыре последовательных этапа: формулирование основных целей;  установление приоритетов в решении задач; создание надежной базы для решений; установление связи между базой для решений и планированием времени.

Формулирование основных целей. Достичь своих целей вы сумеете лишь в том случае, если они будут для вас абсолютно ясны.  Поэтому до тех пор, пока вы не будете их себе четко представлять и не начнете себе о них регулярно напоминать, вам вряд ли удастся сделать что-нибудь существенное для их реализации. Постановка каких-либо конкретных целей и составление планов их реализации — вещь столь же обычная, как и планирование расходов. Многие люди занимаются этим регулярно. Иное дело —  сформулировать себе цели, которые бы затрагивали все основные аспекты вашей жизни. Пробовали ли вы когда-нибудь сделать это? Пытались ли когда-либо спланировать свою жизнь как нечто целостное? Пытались ли вы хоть раз записать свои жизненные цели? Можете ли вы их себе ясно представить? Знаете ли вы, что это значит — достичь своих целей?

Установление приоритетов в решении задач. Часто люди ставят перед собой значительно больше задач, чем они могут реально выполнить. Для осуществления всего желаемого у них попросту не хватит времени, денег и сил. Отсюда необходимость установить приоритеты, т.е. решить: какие цели являются наиболее важными, с какими задачами можно повременить, на решение каких задач следует направить свои ограниченные ресурсы?

Ресурсы, имеющиеся в вашем распоряжении, состоят из персональных ресурсов (время, способности, умения и пр.) и других ресурсов, к которым вы имеете доступ (информация, персонал, финансы, здания, оборудование и т.п.).

Добиться желаемых результатов можно только при условии, что вам удастся направить все свои ресурсы — и в первую очередь время и способности — на решение именно тех задач, от которых эти результаты зависят.

Уметь устанавливать приоритеты крайне важно каждому человеку и жизненно необходимо всем руководителям. От системы приоритетов в решающей мере зависит ваша эффективность и благополучие. Но для того чтобы правильно и точно определить, на что должны быть израсходованы ваши ограниченные ресурсы, необходима надежная база для принятия решений.

Создание надежной базы для принятия решений. Чтобы обеспечить вас всем необходимым, ваша база для решений должна быть:

• полной. Она должна охватывать все существенные аспекты вашей жизни, включать в себя все задачи, на решение которых – сейчас или в будущем — вам придется тратить время и прочие ресурсы, вне зависимости от важности этих задач, их сложности и привлекательности;
• четкой и ясной. Вам необходимо увидеть стоящие перед вами задачи во всей их совокупности и оценить ситуацию в целом. Для этого следует сгруппировать свои дела по сложности, характеру, степени завершенности и пр.;
• удобной для работы. База для решений должна быть такой, чтобы ее всегда можно было иметь под рукой, брать с собой в командировки, носить на совещания и т.п., чтобы в нее легко можно было вносить поправки и дополнения и, наконец, чтобы с ней легко можно было познакомить других;
• реалистичной и в то же время стимулирующей. Некоторые люди тяготеют к тому, чтобы взвалить на себя слишком много и ставить перед собой грандиозные цели. Обычно это ведет к разочарованию и нервным срывам. Другие, напротив, слишком много внимания уделяют повседневной текучке и исполнению обязанностей, так что у них не остается времени на развитие и самосовершенствование.

Учитывая это, постарайтесь при формулировании своих целей найти золотую середину между подобными крайностями. База для решений должна включать:

• ваши главные жизненные цели дома и на работе;
• ваши ключевые области — важнейшие функции, в которых вам нужно добиться результатов;
• крупные задачи, которые нужно решить в каждой ключевой области (функции);
• мероприятия (задачи), входящие в каждый из крупных комплексов задач;
• идеи, которые время от времени приходят вам в голову;
• разнообразную необходимую вам информацию (данные, сведения, помогающие уяснить смысл стоящих перед вами задач,  точнее определить их качественные и количественные параметры, методы решения, финансовые возможности, предельные сроки реализации, число исполнителей и т.д.)

Установление связи между базой для решений и планированием времени. Вы сумеете достичь своих целей только в том случае, если будете расходовать свое время именно на те дела, от которых зависит результат. Для этого необходимо превратить свои долгосрочные цели и устремления в дела, которые надлежит делать здесь и сейчас. Вот почему от решения вопроса «Что делать сейчас?» во многом зависит ваша личная эффективность.

То, как вы ежедневно будете использовать свои ресурсы, в решающей мере определит, сумеете ли вы реализовать свои долгосрочные цели. В самом деле, любое крупное достижение представляет собой сумму небольших каждодневных результатов. Многие люди позволяют случайностям управлять их жизнью. Четкой и ясной базы для планирования времени у них нет, и последовательность, в которой они выполняют свои дела, зачастую определяется внешними факторами — телефонным звонком; полученным письмом; проблемами, которые в данный момент начинают казаться самыми важными; неосторожным замечанием или внеочередным совещанием.

Спросите любого человека, хочет ли он выучить английский язык, и вы почти наверняка услышите «Да». Но если вслед за этим вы спросите: «Когда вы собираетесь начать изучение? Сегодня вечером? Завтра? В конце недели?», то с большой вероятностью получите в ответ: «Нет, так точно я сказать не могу, но в ближайшем будущем». Это как раз то, что можно было бы назвать долгосрочным планированием в кавычках.

Вполне понятно, что людям часто бывает трудно перевести свои долгосрочные цели в дела типа «здесь и сейчас». Основными причинами этой трудности являются прочно укоренившаяся привычка не связывать повседневные заботы с долгосрочными планами и отсутствие хорошо организованной базы для принятия решений.

Комплект базового варианта ТМ состоит из следующих основных элементов:

• Папка с кольцевым механизмом. Поставляется в трех базовых вариантах и дает внешнее представление о ТМ и его владельце: стандартный виниловый черного цвета с 25-мм кольцевым механизмом; кожаный формата «Оригинал» или «Компакт» А5; «Руководитель» — кожаный, размером 17×23,5 см. Кроме материала, они различаются внешним видом,  набором кармашков и приспособлений.
• Коробка со стандартным набором бланков. Это место хранения бланков на 1-1,5 года и впоследствии место для архива. Обладает рядом преимуществ:
  • вертикальный способ расположения бланков, разделенных вертикальными закладками со стандартной символикой, как в папке;
  • разные цвета и символы закладок и прозрачная крышка облегчают поиск нужных бланков;
  • архив использованных бланков (планов на неделю и день).
• Руководство по пользованию ТМ «Ключ к личной эффективности». Состоит из трех частей, позволяющих при желании самостоятельно овладеть инструментом: философия, инструкция по пользованию, ключевые области.

Кроме базового варианта фирма ТМИ поставляет ряд дополнительных аксессуаров: кожаные сумки; папки-классификаторы; карандаши и ручки; дыроколы; специальные бланки, не входящие в базовый вариант; программное обеспечение для компьютерной версии ТМ и др.

Чтобы соответствовать принципам, о которых шла речь на предшествующих страницах, любой инструмент для достижения результатов должен включать два элемента:

Если вы хотите добиться результатов, необходимо построить мост, связывающий эти два элемента, т.е. установить, что именно и когда вы должны сделать. Только в этом случае ваши планы и действия будут определяться в первую очередь вашими намерениями и лишь затем — внешними обстоятельствами.

Такая структура делает ТМ не только удобным, но и всеобъемлющим инструментом личного планирования — использование каких бы то ни было не входящих в него блокнотов и записных книжек становится ненужным. ТМ будет вам полезен во многих отношениях: он не даст забыть или упустить из вида ни одной важной для вас вещи, будет стимулировать творческую активность, позволит увидеть общую картину ваших дел и контролировать их течение.

База для решений и календарный план являются важнейшими частями ТМ. Пользуясь ими, вы сумеете связать секцию «База для решений», содержащую ваши цели, ключевые области, основные задачи и мероприятия, с гибкой системой календарных планов (годовых, месячных, недельных и дневных), расположенных в секции «Календарь».

Помимо этих двух секций в ТМ есть и третья — «Разное». Она предназначена для хранения самой разнообразной информации, необходимой для текущего планирования. Наконец, в ТМ имеются части, которых нет ни в одном другом инструменте: это подразделение «Идеи» и отделение «Не забудь», находящиеся в секции «База для решений», и отделение «Фиксированные дела» секции «Календарь».